Je boekhouder stuurt een jaarrapport en vraagt of je akkoord bent. Er staan een balans, een winst-en-verliesrekening en allerlei toelichtingen in. Waar begin je als je wilt begrijpen hoe je bedrijf ervoor staat, zonder eerst boekhouder te worden?
Begin met drie vragen: wat heeft je onderneming verdiend, wat bezit zij en welke bedragen moet zij nog betalen? De jaarrekening brengt die antwoorden bij elkaar. De toelichting helpt vervolgens om te begrijpen hoe de cijfers zijn berekend en wat erachter zit.
Jaarrekening, jaarverslag en jaarrapport: wat krijg je?
De jaarrekening bevat de financiële overzichten: de balans, de winst-en-verliesrekening en de toelichting. Het woord jaarverslag wordt vaak breder gebruikt voor de terugblik op het jaar. Daarin kan ook het bestuursverslag staan, met uitleg over de gang van zaken, risico’s en verwachtingen.
Een jaarrapport is in de praktijk vaak de bundel die je van je boekhouder of accountant ontvangt. Daar kunnen naast de jaarrekening bijvoorbeeld fiscale berekeningen en extra specificaties in zitten. De naam op de voorkant vertelt dus niet precies wat er is opgenomen. Kijk naar de inhoudsopgave en vraag wat je nodig hebt voor jouw doel.
Welke stukken je nodig hebt, hangt af van het doel. Gebruik de volledige cijfers om je bedrijf te bespreken, de benodigde gegevens voor je belastingaangifte en de voorgeschreven versie voor deponering bij de Kamer van Koophandel.
Begin met de winst-en-verliesrekening
De winst-en-verliesrekening laat zien welke opbrengsten en kosten bij het boekjaar horen. Het verschil leidt, na eventuele verdere posten zoals rente en belasting, tot het resultaat. Vergelijk dat met het vorige jaar en kijk waar grote veranderingen vandaan komen.
Stel dat je omzet stijgt van €180.000 naar €210.000. Dat klinkt goed, maar wat gebeurde er met de kosten? Als die in dezelfde vergelijking stijgen van €140.000 naar €185.000, daalt het verschil tussen omzet en kosten van €40.000 naar €25.000. De extra omzet heeft in dit voorbeeld dus geen hoger resultaat opgeleverd.
Zoek vervolgens de verklaring. Zijn inhuur en materiaal duurder geworden? Heb je geïnvesteerd in personeel dat volgend jaar meer omzet moet opleveren? Of heb je meer werk aangenomen tegen een te lage prijs? De cijfers wijzen aan waar je moet kijken; ze vertellen niet zonder meer welke beslissing verstandig is.
In mijn artikel over de resultatenrekening lezen ga ik verder in op omzet, kosten en marges. Gebruik bij een vergelijking steeds dezelfde regels. Een resultaat vóór belasting vergelijken met een bedrag ná belasting geeft een vertekend beeld.
Lees daarna de balans als een momentopname
De balans laat zien wat er op een bepaalde datum in de onderneming zit en hoe dat is gefinancierd. Meestal is die datum 31 december. Je ziet bijvoorbeeld de bankrekening, openstaande klantfacturen, voorraad en bedrijfsmiddelen. Daartegenover staan schulden en het eigen vermogen.
Dat eigen vermogen is het verschil tussen de bezittingen en schulden volgens de balans. Het is geen aparte bankrekening. Een bedrijf kan €70.000 eigen vermogen hebben terwijl een groot deel vastzit in machines of facturen die klanten nog moeten betalen.
Kijk daarom naar afzonderlijke posten. Hoeveel geld is direct beschikbaar? Welke klantfacturen staan al lang open? Welk deel van de leningen moet binnenkort worden afgelost? En is een belastingschuld nog steeds juist nadat een aanslag is ontvangen?
Mijn uitleg over bezittingen en schulden op de balans helpt bij de verschillende rubrieken. Voor je eigen controle is vooral de vergelijking met het vorige jaar nuttig. Een grote sprong in een post verdient een verklaring, ook als het totaal er geruststellend uitziet.
Sla de toelichting niet over
De toelichting maakt duidelijk hoe posten zijn gewaardeerd en hoe bedragen zijn opgebouwd. Daar vind je bijvoorbeeld de afschrijving op bedrijfsmiddelen, informatie over leningen en een uitsplitsing van schulden. Wat nodig is, verschilt per onderneming en omvang.
Neem een machine die voor €20.000 is gekocht, met een geschatte restwaarde van €2.000 en een gebruiksduur van vijf jaar. Bij gelijkmatige afschrijving is de jaarlijkse kostenpost €3.600: (€20.000 min €2.000) gedeeld door vijf. Dit is een eenvoudig rekenvoorbeeld, zonder btw en bijzondere fiscale regels.
De aanschaf vroeg direct geld, terwijl de kosten over meerdere jaren in het resultaat komen. Dankzij de toelichting zie je welke aannames zijn gebruikt. Als de machine veel langer of korter meegaat, is dat reden om die aannames te bespreken.
Let ook op wat achter een verzamelnaam zit. ‘Overige vorderingen’ kan verschillende bedragen bevatten. Als je niet weet van wie de onderneming nog geld krijgt, vraag dan om een specificatie. Een begrijpelijke naam is geen vervanging voor een controleerbare onderbouwing.
Wat zie je als je zelf geld uit de bv hebt geleend?
Heeft je bv jou privé geld geleend, dan staat er vanuit de bv bezien een vordering op jou. Dat kan een groot deel van de bezittingen zijn. Het bedrag is dan niet beschikbaar op de bedrijfsrekening, ook al telt het mee in het balanstotaal.
Stel dat een bv €90.000 aan bezittingen heeft, waarvan €55.000 een lening aan de aandeelhouder is. Dan hangt een belangrijk deel van die bezittingen af van terugbetaling door die aandeelhouder. Vraag daarom bij het bespreken van de jaarstukken ook naar de leenafspraken, rente en werkelijke aflossingen.
Dat onderwerp werk ik uit in geld lenen van je eigen bv. Een lening alleen als nette balanspost presenteren is niet genoeg om vast te stellen dat zij ook zakelijk en terugbetaalbaar is.
Niet ieder rapport bevat een accountantscontrole
Een rapport kan professioneel zijn opgesteld zonder dat de jaarrekening is gecontroleerd door een accountant. Bij een samenstellingsopdracht helpt een accountant om de cijfers samen te stellen. De bijbehorende verklaring geeft geen controlezekerheid over de jaarrekening.
Bij een controleopdracht verricht de accountant andere en uitgebreidere werkzaamheden en geeft een oordeel over de jaarrekening. Ook dat is geen garantie dat het bedrijf geen problemen kan krijgen. Lees dus welke opdracht is uitgevoerd, in plaats van het woord ‘accountant’ als algemeen keurmerk te gebruiken.
Vraagt een bank om jaarstukken voor een financiering? Vraag vooraf welke stukken en eventuele verklaring zij verlangt. Zo voorkom je dat je een rapport laat maken dat niet aan de aanvraagvoorwaarden voldoet.
Wat moet je openbaar maken?
Een bv moet in de regel jaarstukken deponeren bij de Kamer van Koophandel. De omvang van de onderneming bepaalt mede hoeveel informatie openbaar wordt. Bij micro- en kleine bv’s zijn de publicatiestukken beperkter dan de volledige stukken die je voor de onderneming gebruikt. Een eenmanszaak hoeft haar jaarrekening niet bij de KvK te deponeren.
Bewaar daarom beide versies herkenbaar. Voor de bespreking van je bedrijfsresultaat is de beperkte publicatieversie vaak te summier. Voor de termijnen en het proces kun je mijn artikel over de jaarrekening deponeren bij de KvK gebruiken.
Stel deze vragen voordat je akkoord geeft
Loop het rapport door met je eigen kennis van het bedrijf. Herken je de grote kosten, investeringen en openstaande bedragen? Kloppen de opgenomen leningen met de afspraken? Zijn oude klantfacturen nog inbaar? En begrijp je waarom het resultaat afwijkt van wat je op de bank zag?
Vraag ook welke bedragen nog onzeker zijn en welke wijzigingen na de conceptversie zijn verwerkt. Noteer de antwoorden bij de bespreking. Als je daarna een besluit neemt over investeren, aflossen of geld opnemen, gebruik dan ook recente cijfers: de jaarrekening kijkt terug en kan inmiddels maanden oud zijn.
Wil je hulp bij het opstellen en begrijpen van je stukken? Ik kan je jaarstukken opstellen en de cijfers toelichten, ook als je zelf boekhoudt. Geef aan om welk boekjaar het gaat en waarvoor je de stukken nodig hebt. Dan bespreken we welke informatie en werkzaamheden nodig zijn.