Resultatenrekening lezen: wat verdient je bedrijf nu echt?

De winkel was druk, er kwamen nieuwe klanten bij en de omzet is gestegen. Toch houd je minder over dan vorig kwartaal. Een resultatenrekening helpt om te zien waar dat verschil ontstaat. Je leest erin wat je bedrijf in een bepaalde periode heeft verdiend en welke kosten daartegenover stonden.

Dat klinkt als een overzicht voor de boekhouder. Maar juist als ondernemer heb je er iets aan. Je kunt ermee beoordelen of je prijzen nog passen, welke kosten harder stijgen dan je omzet en of een drukke maand ook een goede maand was.

Je hoeft daarvoor niet iedere boekhoudterm te kennen. Begin bovenaan, werk stap voor stap naar beneden en stel bij ieder bedrag de vraag wat er in je bedrijf achter zit.

Een resultatenrekening gaat over een periode

De resultatenrekening heet ook wel winst-en-verliesrekening. Ze laat de opbrengsten en kosten over bijvoorbeeld een maand, kwartaal of jaar zien. Het verschil is de winst of het verlies over die periode.

Een balans beantwoordt een andere vraag. Die laat op één datum zien welke bezittingen, schulden en welk eigen vermogen je bedrijf heeft. De resultatenrekening laat juist zien wat de bedrijfsactiviteiten over een periode hebben opgeleverd. Wil je dat onderscheid eerst scherp krijgen, lees dan hoe je een balans leest.

Een begroting lijkt qua indeling soms op de resultatenrekening. Toch is er een belangrijk verschil: in een begroting zet je wat je verwacht, in de resultatenrekening wat er daadwerkelijk is geboekt. Door beide naast elkaar te leggen, zie je waar de werkelijkheid afwijkt van je plan.

Begin met de omzet, zonder jezelf rijk te rekenen

Omzet is wat je aan klanten hebt verkocht of geleverd. Bij een normale btw-belaste onderneming kijk je hiervoor naar het bedrag zonder btw. De btw die je voor de overheid int, is geen eigen opbrengst.

Ook bij kosten wordt aftrekbare btw apart gehouden. Kun je btw niet aftrekken, bijvoorbeeld door een vrijstelling, dan kan die btw juist wel onderdeel van je kosten of de aanschafwaarde zijn. Zorg dus dat je dezelfde uitgangspunten gebruikt wanneer je bedragen vergelijkt.

De omzet vertelt nog niet hoeveel je hebt verdiend. Een bloemist kan veel boeketten verkopen, maar moet ook bloemen inkopen, de winkel huren en medewerkers betalen. Hoeveel er overblijft, zie je pas door die stappen mee te nemen.

Een klant hoeft bovendien niet al betaald te hebben voordat een opbrengst in de resultatenrekening staat. Bij de gebruikelijke verwerking gaat het om de periode waartoe de levering of dienst behoort. Het moment waarop het geld binnenkomt, kan later liggen.

Van omzet naar brutowinst

Van de omzet trek je eerst de kosten af die direct bij de verkochte producten horen. Bij een winkel zijn dat bijvoorbeeld de inkoopkosten van die producten. Wat overblijft heet brutowinst. Daaruit moeten de overige bedrijfskosten nog worden betaald.

Stel dat een bloemenwinkel in een kwartaal € 30.000 omzet heeft. De inkoopwaarde van de verkochte bloemen en andere producten is € 12.000. De brutowinst is dan € 18.000. Alle bedragen in dit voorbeeld zijn zonder aftrekbare btw.

De brutowinstmarge is de brutowinst gedeeld door de omzet. Hier is dat € 18.000 gedeeld door € 30.000, dus 60 procent. Van iedere euro omzet blijft in dit vereenvoudigde voorbeeld 60 cent over om de andere kosten en uiteindelijk de winst te dekken.

Die 60 procent is geen norm voor een gezonde bloemenwinkel. Het is alleen de uitkomst van dit voorbeeld. Wat passend is, hangt onder meer af van het soort producten, de prijsstelling, verspilling en de kosten die verder nog volgen.

Wat blijft er onderaan over?

De rest van de resultatenrekening kan er zo uitzien:

Na huur, personeel, overige kosten en afschrijvingen blijft € 7.000 bedrijfsresultaat over. Daarna gaat in dit voorbeeld nog € 500 rente af. De winst vóór belasting komt uit op € 6.500.

De indeling verschilt per bedrijf. Een adviseur heeft andere directe kosten dan een winkel. Sommige rapporten voegen posten samen, andere laten veel details zien. Probeer daarom eerst te begrijpen welke kosten in iedere regel zitten. Een ander etiket maakt dezelfde uitgave niet groter of kleiner.

Het bedrag onderaan is hier nadrukkelijk vóór belasting. Bij een eenmanszaak volgt de inkomstenbelasting via de persoonlijke aangifte. Bij een bv speelt de vennootschapsbelasting. De winst in de boekhouding en de winst voor de belasting hoeven door fiscale regels niet precies gelijk te zijn.

Meer omzet kan toch minder winst betekenen

Neem dezelfde bloemenwinkel in een volgend vergelijkbaar kwartaal. De omzet stijgt naar € 36.000, maar de inkoopwaarde stijgt naar € 16.200. De brutowinst is nu € 19.800. Dat is € 1.800 meer dan eerst.

De brutowinstmarge is wel gedaald: € 19.800 gedeeld door € 36.000 is 55 procent. Er komt per verkochte euro dus minder ruimte beschikbaar voor de overige kosten. Dat kan bijvoorbeeld komen door duurdere inkoop, meer korting of een andere mix van producten.

Stijgen de overige kosten samen met € 2.500 en blijft de rente gelijk, dan daalt de winst met € 700. De extra brutowinst van € 1.800 is niet genoeg om de extra kosten op te vangen. De omzet is hoger, de winst lager.

Dat maakt de drukte niet zinloos. Misschien bouw je bewust een klantenkring op of betaal je tijdelijk voor uitbreiding. Maar je kunt pas kiezen of je dat aanvaardbaar vindt als je ziet waar de winst verandert.

Niet elke betaling is meteen een kostenpost

Koop je voorraad die aan het einde van de periode nog niet is verkocht, dan hoort die voorraad doorgaans op de balans. De inkoopwaarde wordt als kosten verwerkt wanneer de producten worden verkocht. Bij beschadigde of onverkoopbare voorraad kan een waardevermindering nodig zijn.

Hetzelfde tijdsverschil speelt bij apparatuur die meerdere jaren meegaat. In plaats van de hele aanschaf direct als kosten te nemen, verdeel je de waarde over de gebruiksduur. Dat heet afschrijven.

Een afzonderlijk voorbeeld: een apparaat kost € 6.000 en heeft naar verwachting na vijf jaar nog € 1.000 waarde. Bij een gelijkmatige verdeling schrijf je € 5.000 over vijf jaar af, dus € 1.000 per jaar. Dit is een uitleg van de berekening; de juiste gebruiksduur en fiscale verwerking moeten bij het apparaat passen.

De aanschaf kan ondertussen wel in één keer van de bankrekening zijn gegaan. Andersom betaal je bij een afschrijving in een later jaar niet opnieuw voor dat apparaat. Juist daarom kun je een resultatenrekening niet rechtstreeks gelijkstellen aan alle bankmutaties.

Ook een lening en een privéopname hebben een eigen plek

Ontvang je een lening, dan stijgt je banksaldo. Maar dat is geen omzet: je moet het geld terugbetalen. Los je een deel af, dan daalt je schuld. Die aflossing is geen bedrijfskostenpost. De rente op de zakelijke lening kan dat wel zijn.

Bij een eenmanszaak geldt iets vergelijkbaars voor geld dat je naar je privérekening overmaakt. Een privéopname is geen loon aan jezelf en verlaagt niet de winst. De winst moet dus ook ruimte bieden voor jouw levensonderhoud, belasting en geld dat je in het bedrijf wilt houden.

Bij een bv kan het salaris van de directeur wel in de personeelskosten staan. Vergelijk daarom niet zonder meer de winst van een eenmanszaak met die van een bv. Kijk eerst of de beloning voor het werk van de eigenaar al als kosten is meegenomen.

Een eenmanszaak met een positieve winst is ook niet automatisch aantrekkelijk betaald werk. Zet de winst naast de uren die je erin steekt en de risico’s die je draagt. Dat is geen extra boekhoudkundige kostenpost, maar wel een nuttige beoordeling van je onderneming.

Winst helpt je begrijpen, geld helpt je betalen

Je kunt winst hebben terwijl klanten nog niet hebben betaald, terwijl er veel geld in voorraad zit of terwijl een grote aflossing eraan komt. Andersom kan de bankrekening tijdelijk ruim zijn door een lening of een vooruitbetaling.

Gebruik daarom naast de resultatenrekening ook een overzicht van verwachte ontvangsten en betalingen. In winst maken en toch geld tekortkomen lees je hoe die twee werkelijkheden naast elkaar kunnen bestaan.

Kijk bij je volgende rapport vooral naar de verandering: welke omzet is erbij gekomen, welke kosten bewegen mee en welke kosten staan vrijwel vast? Vergelijk vergelijkbare perioden. Een decembermaand met veel verkoop tegenover een rustige januari zegt minder dan twee overeenkomstige seizoenen.

Die vergelijking werkt alleen met een bijgewerkte administratie. Ontbrekende facturen of een voorraad die niet is bijgewerkt, kunnen een mooie maar misleidende winst opleveren. Een boekhouding die op orde is maakt het rapport bruikbaar voor beslissingen tijdens het jaar.

Heb je hulp nodig om van je administratie begrijpelijke jaarcijfers te maken? Farshad Bashir kan jaarstukken opstellen en de cijfers toelichten. Dan worden de balans en resultatenrekening samen bekeken. Zo zie je beter wat je bedrijf heeft verdiend, wat nog betaald moet worden en welke vraag je als ondernemer als eerste wilt aanpakken.