Winst maken en toch geld tekortkomen: hoe kan dat?

Je bedrijf draait goed. Er komen opdrachten binnen en onderaan je resultatenoverzicht staat winst. Toch moet je kijken of de huur, de btw en de leveranciers deze maand betaald kunnen worden. Dat lijkt tegenstrijdig, maar het gebeurt zodra verdienen en ontvangen op verschillende momenten vallen.

De vraag of je je rekeningen op tijd kunt betalen, heet liquiditeit. Achter dat woord zit iets heel praktisch: is het geld beschikbaar wanneer je het nodig hebt? Daarvoor is je winst een belangrijk gegeven, maar niet het volledige antwoord.

Een verstuurde factuur is nog geen ontvangen betaling

Stel dat je in juni een opdracht uitvoert en daarvoor € 8.000 factureert. De kosten voor die opdracht en je andere bedrijfskosten zijn samen € 5.000. In dit vereenvoudigde voorbeeld bedraagt de winst € 3.000. We laten btw en inkomstenbelasting even buiten beschouwing om het verschil in timing te laten zien.

Je klant betaalt pas in juli. De € 5.000 aan kosten moet je in juni al betalen. Als er aan het begin van juni € 4.000 op je rekening staat, kom je die maand € 1.000 tekort. De opdracht is winstgevend, maar je hebt het geld nog niet ontvangen.

De precieze winstverantwoording hangt af van de werkzaamheden en de boekhoudregels. Het betaalprobleem is eenvoudiger: de factuur staat open en de rekeningen wachten niet. In een echte planning neem je btw, belasting en alle andere betalingen wél mee.

Niet iedere uitgave is meteen een kostenpost

Er zijn meer redenen waarom winst en banksaldo uit elkaar lopen. Koop je een machine die verschillende jaren meegaat, dan wordt de aanschaf doorgaans over die jaren als kosten verwerkt via afschrijving. De betaling kan wel in één keer van je rekening gaan.

Ook een aflossing op een lening kost geld zonder dat die aflossing zelf een bedrijfskostenpost is. De rente is iets anders. En geld dat je vanuit je eenmanszaak naar privé overmaakt, verlaagt je banksaldo, maar is geen loon aan jezelf dat je van de winst aftrekt.

Andersom zorgt een nieuwe lening voor meer geld op de rekening zonder dat je daardoor meer winst maakt. Een hoog saldo kan dus geruststellend voelen, terwijl een deel bestaat uit geleend geld of geld dat binnenkort weer weg moet. Kijk daarom altijd naar de herkomst en de bestemming van een bedrag.

Ook groei kan geld opslokken

Meer klanten lijken de oplossing voor ieder financieel probleem. Toch kan groei de druk op je rekening eerst vergroten. Je koopt extra voorraad, huurt hulp in of betaalt materialen voordat je de nieuwe omzet ontvangt. Hoe groter de opdracht, hoe groter het bedrag dat je mogelijk moet voorschieten.

Een webshop kan bijvoorbeeld veel verkopen en toch krap zitten. Een deel van de opbrengst zit vast in nieuwe voorraad. Er komen ook retouren, vervoerskosten en betalingen aan leveranciers aan. Een voorraadkast vol producten is vermogen, maar daarmee betaal je niet direct de huur.

Beoordeel een grote order daarom op twee manieren: wat houd je eraan over en wanneer moet je ervoor betalen? Een passende aanbetaling of betaling in delen kan de financiering van het werk beter laten aansluiten op de uitvoering. Maak zulke afspraken vooraf, zodat beide partijen weten waar ze aan toe zijn.

Maak een eenvoudige planning van geld in en geld uit

Je hoeft niet te beginnen met ingewikkelde kengetallen. Een overzicht per maand kan al veel laten zien. Noteer je beginsaldo, de betalingen die je verwacht te ontvangen en de bedragen die je moet uitgeven. Het verwachte eindsaldo van de ene maand wordt het beginsaldo van de volgende.

Gebruik bij ontvangsten de verwachte betaaldatum. Een factuur die eind september wordt verstuurd en waarschijnlijk in oktober wordt betaald, hoort voor deze planning bij oktober. Schrijf erbij waarop je verwachting berust. Een ondertekende opdracht is iets anders dan een klant die heeft gezegd misschien interesse te hebben.

Neem bij uitgaven ook posten op die niet maandelijks terugkomen: een jaarpremie, een onderhoudsbeurt, vakantiegeld voor personeel of een belastingaanslag. Voor een eenmanszaak horen de bedragen die je voor je huishouden opneemt er eveneens in. Anders lijkt de ruimte groter dan ze in de praktijk is.

Neem btw op in de bedragen die daadwerkelijk binnenkomen en uitgaan. Plan de betaling aan of teruggaaf van de Belastingdienst afzonderlijk op het verwachte moment. Een winstbegroting is vaak exclusief aftrekbare btw opgesteld. Die kun je daarom niet zonder aanpassing als overzicht van je bankbewegingen gebruiken.

Een maandoverzicht kan nog steeds een tekort verbergen

Misschien eindigt oktober met een positief saldo, maar komt de grote klantbetaling pas op de 28e. De huur moest op de eerste dag worden betaald. Een positief maandeinde zegt dan weinig over de eerste drie weken.

Wordt het krap, maak je planning tijdelijk per week. Kijk vooral naar het laagste verwachte saldo. Dat moment bepaalt hoeveel ruimte je nodig hebt. Een overzicht voor de komende dertien weken kan daarbij praktisch zijn, zolang je het regelmatig bijwerkt en niet behandelt als een voorspelling die altijd uitkomt.

Maak ook een tweede versie: wat gebeurt er als de grootste klant twee weken later betaalt? Of als een geplande opdracht niet doorgaat? Je hoeft niet ieder mogelijk probleem te voorspellen. Een paar herkenbare tegenvallers laten vaak al zien waar je afhankelijkheden zitten.

Verbeter eerst de timing die je zelf kunt beïnvloeden

Verstuur facturen zodra dat volgens de afspraak kan. Controleer of het juiste ordernummer en de juiste contactpersoon erop staan. Een inhoudelijk correcte factuur kan alsnog blijven liggen als de administratie van de klant niet weet bij welke opdracht ze hoort.

Volg openstaande betalingen op en maak onderscheid tussen een vergeten factuur en een klant die financieel in de problemen zit. Een vriendelijke herinnering helpt bij het eerste. Bij het tweede moet je ook beoordelen hoeveel nieuw werk je nog wilt leveren zonder betaling.

Kijk daarnaast naar je eigen uitgaven. Moet een voorraadbestelling zo groot zijn? Kan een investering later? Kun je vooraf met een leverancier een andere betaalafspraak maken? Een afspraak wijzigen is iets anders dan een rekening zonder overleg laten liggen. Een korting op de inkoop is ook niet automatisch voordelig als je daardoor maandenlang te weinig geld beschikbaar hebt.

Een buffer geeft tijd, maar lost niet alles op

Een bedrijfsbuffer kan een tijdelijke vertraging opvangen. Hoe groot die moet zijn, hangt onder meer af van vaste uitgaven, klantconcentratie, seizoenen en de tijd die tussen leveren en betalen zit. Een zelfstandig adviseur met lage vaste kosten loopt andere risico’s dan een winkel met personeel en voorraad.

Houd je zakelijke reserve en je persoonlijke noodbuffer herkenbaar uit elkaar. Hetzelfde geld kan niet tegelijkertijd beschikbaar zijn voor een kapotte wasmachine en de btw-afrekening. Onze uitleg over hoeveel spaargeld je als buffer nodig hebt helpt om je persoonlijke risico’s te bekijken.

Een lening kan een tijdelijk gat overbruggen, maar brengt rente en aflossingen mee. Als iedere maand opnieuw geld verdwijnt doordat opdrachten te weinig opleveren, is extra krediet geen blijvende oplossing. Dan moeten ook je prijzen, kosten en manier van werken worden bekeken.

Gebruik cijfers die je kunt vertrouwen

Een planning helpt pas als openstaande facturen en verplichtingen goed zijn bijgewerkt. Met onze uitleg over je boekhouding op orde houden kun je nagaan welke gegevens daarvoor nodig zijn.

Wil je hulp bij die basis, dan kan Farshad Bashir je boekhouding en administratie verzorgen. Zijn dienst omvat onder meer het verwerken van inkomsten en uitgaven en het inzichtelijk maken van openstaande bedragen. Daarmee krijg je bruikbare gegevens om vooruit te kijken.

De nuttigste vraag is uiteindelijk heel concreet: welk bedrag moet op welke datum beschikbaar zijn? Als je dat weet, kun je eerder bijsturen en hoef je een goed bedrijfsresultaat niet te verwarren met geld dat je vandaag kunt uitgeven.