Je hebt de opdracht afgerond, de klant is tevreden en de factuur is verstuurd. Daarna volgt de administratie. Die schuift makkelijk door naar vrijdag, naar volgende week of naar het moment waarop de btw-aangifte echt moet gebeuren.
Een goede boekhouding hoeft niet ingewikkeld te zijn. Ze moet vooral antwoord geven op gewone vragen: wat heb je verdiend, wie moet nog betalen, welke rekeningen komen eraan en waarop zijn je cijfers gebaseerd? Als je dat overzicht regelmatig bijwerkt, wordt de administratie ook bruikbaar voor je dagelijkse keuzes.
Je bankrekening vertelt niet het hele verhaal
Een bankafschrift laat zien dat er geld is overgemaakt. Het vertelt niet altijd waarvoor. Was een betaling een zakelijke aankoop, een terugbetaling of een privé-uitgave? En heeft de klant één factuur betaald of verschillende facturen tegelijk?
Ook ontvangsten zijn niet automatisch omzet. Geld dat je zelf in je eenmanszaak stort, maakt je bedrijf niet winstgevender. Een lening evenmin. Omgekeerd kan er wel omzet zijn terwijl de klant nog moet betalen. Daarom bewaar je naast de bankgegevens ook de stukken die verklaren wat er is gebeurd.
Neem een fotograaf die een camera koopt en een aanbetaling voor een bruiloft ontvangt. Het banksaldo kan die week nauwelijks veranderen. Toch zijn er twee heel verschillende dingen gebeurd: er is een bedrijfsmiddel aangeschaft en er is geld ontvangen voor werk dat nog moet worden geleverd. Die verschillen moeten terug te vinden zijn.
Wat hoort er in je administratie?
Begin bij je verkoopfacturen, inkoopfacturen, bonnetjes en bankafschriften. Bewaar ook de afspraken waarop betalingen berusten, zoals offertes, contracten en relevante berichten met klanten. Verkoop je producten, dan hoort daar een overzicht van je voorraad bij. Werk je met contant geld, houd dan ook bij wat er in de kas binnenkomt en uitgaat.
Welke andere gegevens nodig zijn, hangt af van je bedrijf. Een winkel heeft een andere administratie dan een zelfstandig vertaler. Denk aan personeelsgegevens, een rittenregistratie of urenoverzichten wanneer die van belang zijn voor je aangifte. Je hoeft geen ingewikkeld systeem van een groot bedrijf na te bouwen. Je moet je eigen transacties wel kunnen uitleggen.
Een bruikbare controle is: kun je vanuit een bedrag in je boekhouding terug naar het bewijsstuk en de betaling? En kun je vanuit een factuur zien of die al betaald is? Daarmee merk je sneller dat een document ontbreekt of een bedrag twee keer is verwerkt.
Maak er een kleine, vaste gewoonte van
Kies één plek waar nieuwe documenten binnenkomen. Dat kan een map in je boekhoudomgeving zijn, aangevuld met een vaste werkwijze voor papieren bonnen. Sla een digitale factuur direct op als je die ontvangt. Noteer bij een onduidelijke aankoop meteen wat het zakelijke doel was. Een halfjaar later is dat veel lastiger te reconstrueren.
Plan vervolgens een kort, vast moment om alles te verwerken. Voor een kleine onderneming kan een wekelijks moment goed werken. Bij veel verkopen of kasbetalingen moet dat vaker. De juiste frequentie hangt vooral af van hoeveel er gebeurt en hoe snel je overzicht nodig hebt.
Controleer daarbij niet alleen of alle betalingen een categorie hebben gekregen. Bekijk ook welke facturen nog openstaan, welke documenten ontbreken en welke bedragen je niet begrijpt. Zet onduidelijke posten apart om uit te zoeken. Een gok maakt de lijst misschien korter, maar de boekhouding niet beter.
Houd zakelijke en privébetalingen uit elkaar
Een afzonderlijke rekening voor je bedrijf maakt het makkelijker om betalingen te volgen. Controleer wel of het type rekening dat je gebruikt zakelijk gebruik toestaat. Het voordeel zit vooral in het overzicht: je hoeft niet voortdurend boodschappen, abonnementen en klantbetalingen uit elkaar te halen.
Betaal je toch een zakelijke aankoop privé, bewaar dan de factuur en leg vast hoe die betaling in de onderneming wordt verwerkt. Betaal je een privé-uitgave vanaf de rekening van je eenmanszaak, dan wordt die daardoor geen zakelijke kostenpost. Voor een bv kunnen betalingen aan jezelf weer een andere behandeling hebben.
Die scheiding helpt ook wanneer je geld naar je huishouden overmaakt. Het bedrag dat beschikbaar lijkt, kan nog nodig zijn voor belasting of leveranciers. In ons artikel over winst maken en toch geld tekortkomen lees je hoe je daar vooraf rekening mee houdt.
Btw vraagt om meer dan een bon in een map
Als je btw-aangifte moet doen, moet uit je administratie blijken hoeveel btw je in rekening brengt en welke btw op inkopen je kunt aftrekken. Niet iedere zakelijke betaling geeft recht op btw-aftrek. De aard van de aankoop, de factuur en het gebruik binnen je bedrijf kunnen verschil maken.
Een veelvoorkomende valkuil is dat een betaalbewijs wordt aangezien voor een volledige factuur. Je ziet dan wel welk bedrag is afgeschreven, maar mist mogelijk gegevens die nodig zijn voor de btw. Vraag ontbrekende stukken op zodra je het merkt. Dat is eenvoudiger zolang de aankoop nog vers in het geheugen ligt.
Verkoop je aan klanten in het buitenland of gebruik je een bijzondere btw-regeling, dan kan de verwerking afwijken. Laat zo’n situatie bij de eerste factuur beoordelen. Daarmee voorkom je dat je maandenlang dezelfde verkeerde instelling in je boekhoudprogramma gebruikt.
Hoe lang moet je alles bewaren?
Voor de basisgegevens van je Nederlandse administratie geldt meestal een bewaartermijn van zeven jaar. Er zijn uitzonderingen. Voor gegevens over onroerende zaken en bepaalde regelingen binnen het btw-eenloketsysteem geldt tien jaar. Voor stukken die langere tijd relevant blijven, zoals een lopend contract, begint de bewaartermijn niet zonder meer op de dag waarop je ze ontvangt.
Ook de vorm doet ertoe. Een digitaal ontvangen factuur bewaar je digitaal. Alleen een print bewaren is niet voldoende. Papieren facturen en bonnen mag je onder voorwaarden scannen, mits de digitale versie het origineel juist en volledig weergeeft en controleerbaar blijft.
Denk verder dan de opslag van vandaag. Kun je de gegevens nog openen als je van boekhoudpakket wisselt of je abonnement opzegt? Maak afspraken over exports, bijlagen en toegang tot oude jaren. Controleer een reservekopie ook werkelijk door een paar bestanden terug te openen. Een map die bestaat maar niet leesbaar is, helpt weinig.
Vergeet je uren niet als die fiscaal meetellen
Voor sommige ondernemersaftrekken is het aantal gewerkte uren van belang. Houd dan per periode bij wat je hebt gedaan en hoeveel tijd dat kostte. Niet alleen betaalde klanturen kunnen meetellen. Ook bijvoorbeeld offertes maken en je administratie bijwerken kunnen zakelijke werkzaamheden zijn.
Een globale schatting aan het einde van het jaar is minder overtuigend dan een overzicht dat aansluit op je agenda en opdrachten. Bovendien geeft een urenregistratie je zelf informatie: hoeveel tijd blijft over voor betaald werk nadat je acquisitie en administratie hebt gedaan? Alleen een inschrijving als ondernemer betekent overigens niet dat je automatisch recht hebt op iedere aftrekpost.
Zelf doen of uitbesteden?
Dat hoeft geen keuze tussen alles of niets te zijn. Je kunt zelf facturen versturen en documenten verzamelen, terwijl iemand anders de verwerking en controle doet. Spreek duidelijk af wie ontbrekende stukken opvraagt, wie aangiften verzorgt en wanneer de cijfers worden bijgewerkt.
Let ook op wat je zelf blijft zien. Een boekhouding die alleen voor de jaarlijkse aangifte wordt gebruikt, geeft weinig steun bij beslissingen tussendoor. Vraag hoe je openstaande facturen, kosten en bankstanden kunt bekijken en bij wie je terechtkunt als iets niet duidelijk is.
Farshad Bashir biedt hulp bij boekhouding en administratie. Daarbij kan hij inkomsten en uitgaven verwerken, de aansluiting met bankgegevens controleren en ontbrekende informatie signaleren. Je kunt een deel zelf blijven doen en online meekijken. Welke aangiften erbij horen, spreek je afzonderlijk af.
Loop je achter, begin dan met een overzicht van de ontbrekende maanden en beschikbare stukken. Je hoeft niet eerst ieder probleem zelf op te lossen. Het belangrijkste is dat er weer een werkbare routine ontstaat, zodat je cijfers je vertellen hoe je bedrijf ervoor staat.