Je boekhouder heeft de jaarrekening klaar. Daarmee is niet automatisch alles geregeld. Sommige ondernemingen moeten hun jaarrekening ook deponeren bij de Kamer van Koophandel. Deponeren betekent dat je de voorgeschreven financiële gegevens indient voor opname in het Handelsregister.
Of dat moet, hangt vooral af van de rechtsvorm. Een gewone eenmanszaak heeft deze publicatieplicht niet. Een bv meestal wel, ook als zij klein is of weinig activiteiten heeft. Vervolgens moet je weten welke gegevens openbaar worden en welke deadline voor jouw onderneming geldt.
Kijk eerst naar de rechtsvorm
Bv’s en nv’s moeten in beginsel een jaarrekening deponeren. Dat geldt ook voor onder meer coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen. Voor sommige andere organisaties hangt de verplichting af van aanvullende omstandigheden.
Een eenmanszaak hoeft de jaarrekening niet bij de KVK te deponeren. Hetzelfde geldt doorgaans voor een gewone vof met natuurlijke personen als vennoten. Bij bijzondere constructies, bijvoorbeeld met buitenlandse rechtspersonen als vennoten, kan de uitkomst anders zijn.
De omvang van je winst bepaalt dus niet op zichzelf of er een publicatieplicht is. Een eenmanszaak met een hoge omzet kan buiten de deponeringsplicht vallen, terwijl een kleine bv met nauwelijks omzet wel moet deponeren.
Kijk bij twijfel naar de juridische vorm in je inschrijving en naar de structuur eromheen. Gebruik niet alleen de handelsnaam of de manier waarop je jezelf presenteert. Een adviseur die jouw rechtsvorm en eventuele groepsverband kent, kan de verplichting gericht beoordelen.
Geen deponeringsplicht betekent niet dat je geen administratie nodig hebt
Als eenmanszaak hoef je je jaarcijfers niet om die reden openbaar te maken. Je moet wel je administratie bijhouden en over de juiste informatie beschikken voor je belastingaangifte. Ook een financier kan om jaarcijfers vragen.
Maak daarom onderscheid tussen cijfers opstellen, belastingaangifte doen en cijfers deponeren. Het zijn drie verschillende werkzaamheden. Dezelfde administratie levert vaak informatie voor alle drie, maar de afronding van de ene stap bewijst niet dat de andere ook klaar is.
Een ondernemer kan bijvoorbeeld een winstberekening voor de inkomstenbelasting nodig hebben zonder een jaarrekening te publiceren. Een bv kan haar jaarrekening hebben gedeponeerd terwijl de aangifte vennootschapsbelasting nog moet worden ingediend.
De basis blijft een boekhouding die op orde is. Als facturen ontbreken of privébetalingen niet goed zijn verwerkt, schuift dat probleem door naar de jaarcijfers. Een deponeringsdeadline is geen goed moment om pas te ontdekken dat de administratie nog moet worden uitgezocht.
Klein of tijdelijk stilgelegd is niet automatisch vrijgesteld
Een holding met weinig transacties is nog steeds een rechtspersoon met verplichtingen. Ook een bv die tijdelijk geen omzet maakt, is niet alleen daardoor vrijgesteld van deponeren. Wacht dus niet op een winstgevend jaar voordat je de plicht controleert.
Binnen een groep kunnen onder voorwaarden uitzonderingen gelden. Die volgen niet vanzelf uit het feit dat een moedermaatschappij ook een jaarrekening maakt. Daar kunnen specifieke verklaringen, instemmingen en aansprakelijkheidsgevolgen bij horen.
Neem daarom niet aan dat een dochtermaatschappij niets hoeft te doen omdat haar cijfers in een groter geheel zijn opgenomen. Laat vaststellen welke vrijstelling precies wordt gebruikt en of aan alle voorwaarden is voldaan. Bewaar die beoordeling bij de jaarstukken.
Ook bij het afbouwen van een onderneming moet iemand zicht houden op de resterende verplichtingen. De laatste verkoopfactuur is niet per definitie het einde van de administratie. Zolang de rechtspersoon bestaat, verdient de jaarlijkse planning aandacht.
Je hoeft niet altijd de volledige jaarrekening openbaar te maken
Welke stukken je deponeert, hangt mede af van de bedrijfsklasse. Er zijn categorieën voor micro, klein, middelgroot en groot. De indeling kijkt naar balanstotaal, netto-omzet en gemiddeld aantal werknemers.
Voor een verandering van klasse is doorgaans van belang of je twee opeenvolgende boekjaren aan minstens twee van de drie criteria voldoet. Beoordeel de actuele grenzen en eventuele groepsregels. Alleen een hoger personeelsaantal in één maand bepaalt niet meteen het hele publicatiepakket.
Micro-ondernemingen hoeven maar beperkte balansgegevens te deponeren. Voor kleine ondernemingen gaat het om een verkorte balans met toelichting. Je volledige winst-en-verliesrekening wordt bij die beperkte publicatie niet automatisch openbaar.
Dat maakt het belangrijk om de juiste versie te gebruiken. De uitgebreide stukken die je intern bespreekt of aan de bank geeft, zijn niet noodzakelijk dezelfde stukken die in het Handelsregister thuishoren. Dien in wat vereist is en laat onnodige bijlagen met privégegevens achterwege.
Wil je beter begrijpen wat op de balans zichtbaar wordt, lees dan hoe je een balans met bezittingen en schulden leest. Het saldo op de bank is maar één onderdeel. De balans laat ook bijvoorbeeld vorderingen, verplichtingen en het eigen vermogen zien.
De deadline bestaat uit verschillende stappen
Voor een bv geldt normaal dat het bestuur de jaarrekening binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar opmaakt. Onder bijzondere omstandigheden kunnen aandeelhouders daarvoor maximaal vijf maanden uitstel geven. Dat uitstel is geen automatische standaardtermijn voor iedere bv.
Na het opmaken volgt de vaststelling door de aandeelhouders. Daarvoor geldt in de gebruikelijke situatie een termijn van twee maanden. Zodra de jaarrekening is vastgesteld, moet zij binnen acht dagen worden gedeponeerd.
Daarnaast is er een uiterste grens: de jaarrekening moet in ieder geval binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar zijn gedeponeerd. Die grens betekent niet dat je altijd twaalf maanden mag wachten. Een eerdere vaststelling kan je deadline veel eerder laten vallen.
Stel dat de jaarrekening op 10 juni wordt vastgesteld. Dan begint op dat moment de termijn van acht dagen voor deponering. “Het mag toch tot het einde van het jaar?” is in die situatie geen goede reden om de stukken nog maanden te laten liggen.
Werk met de einddatum van het werkelijke boekjaar. Bij een gebroken boekjaar klopt een planning die automatisch uitgaat van 31 december niet. Zet opmaken, vaststellen en deponeren als afzonderlijke momenten in je agenda.
Ben je tegelijk aandeelhouder en bestuurder?
Bij veel kleine bv’s zijn alle aandeelhouders ook bestuurder. Ondertekening van de jaarrekening geldt dan meestal meteen als vaststelling, als aan de wettelijke voorwaarden is voldaan en de statuten niet anders bepalen. De gebruikelijke extra twee maanden voor vaststelling zijn er dan niet.
Dat kan een veel eerdere uiterste datum opleveren dan je verwacht. Met de maximale verlenging van de opmaaktermijn kom je in deze situatie doorgaans uit op tien maanden en acht dagen na het boekjaar. Controleer de toepasselijke voorwaarden en statuten voordat je een datum vastlegt.
Vertel je boekhouder daarom wie aandeelhouder en bestuurder zijn en of er andere vergadergerechtigden zijn. Een administratiekantoor kan niet veilig met de algemene planning werken als de juridische inrichting onbekend is.
Leg ook vast wanneer de stukken zijn ondertekend en vastgesteld. Een document maanden later terugvinden in de mail maakt de eerdere vaststellingsdatum niet ongedaan. Juist bij een kleine bv voorkomt een korte bevestiging veel onduidelijkheid.
Nog niet vastgesteld? Laat de termijn niet ongemerkt verlopen
Soms zijn de cijfers opgesteld, maar is de jaarrekening nog niet vastgesteld. Dan kan het nodig zijn de nog niet vastgestelde jaarrekening tijdig te deponeren. Na vaststelling volgt de definitieve versie volgens de daarvoor geldende regels.
Wachten totdat iedereen beschikbaar is, is dus niet altijd een oplossing. Ook discussie tussen aandeelhouders heft de deponeringsplicht niet vanzelf op. Bespreek vóór het verstrijken van de termijn welke stukken op dat moment moeten worden ingediend.
Ga ook niet uit van extra uitstel voor deponering omdat de belastingaangifte later mag worden gedaan. Een uitstelregeling voor een belastingaangifte verlengt niet automatisch de wettelijke publicatietermijn van de jaarrekening.
Dreigt een deadline te worden gemist, neem dan meteen contact op met degene die de jaarstukken verzorgt. Laat concreet vastleggen wat ontbreekt, wie dat aanlevert en welke indiening nog mogelijk is. Alleen een herinnering in de agenda zetten is dan niet genoeg.
Spreek af wie indient en wie de bevestiging controleert
Micro- en kleine ondernemingen kunnen digitaal deponeren via de daarvoor beschikbare KVK-voorziening of via geschikte financiële software. Een boekhouder of accountant kan de indiening verzorgen. Maak vooraf duidelijk of dat onderdeel van de opdracht is.
“De jaarrekening is klaar” kan betekenen dat de cijfers gereed zijn voor bespreking. Het kan ook betekenen dat alleen de publicatiestukken klaarstaan. Vraag expliciet of er al is gedeponeerd, voor welke rechtspersoon en voor welk boekjaar.
Bewaar de bevestiging van een geslaagde indiening en de ingediende versie. Controleer vervolgens of het juiste boekjaar in het Handelsregister staat. Een concept in het softwarepakket of een verzonden mail aan je boekhouder is geen bewijs dat de deponering is verwerkt.
Wie werkzaamheden uitbesteedt, houdt als bestuurder verantwoordelijkheid voor de verplichting. Spreek daarom ook af wie de ontvangst controleert en wat er gebeurt bij een foutmelding. Een klein controlemoment kan voorkomen dat een mislukte verzending pas veel later opvalt.
Maak er een jaarlijks terugkerende afspraak van
Niet of te laat deponeren kan gevolgen hebben, waaronder sancties. Bij een faillissement kan het ook een rol spelen bij bestuurdersaansprakelijkheid. Niet iedere vertraging leidt automatisch tot persoonlijke aansprakelijkheid, maar het is geen formaliteit die je gerust kunt overslaan.
Plan het aanleveren van gegevens ruim vóór de opmaaktermijn. Bespreek daarna de cijfers, leg de vaststelling vast en controleer de indiening. De resultatenrekening helpt je om het gesprek over de prestaties van je bedrijf inhoud te geven, naast de formele stappen.
Voor ondersteuning bij de voorbereiding biedt Farshad Bashir de dienst jaarstukken opstellen. Spreek daarbij afzonderlijk af wie de deponeringsplicht beoordeelt en wie de indiening uitvoert. Zo weet je niet alleen dat de cijfers klaar zijn, maar ook welke laatste handeling nog nodig is.