Btw uitgelegd: welk deel van je factuur is echt van jou?

Er komt € 1.210 binnen van een klant. Dat voelt als een mooie omzet, maar bij een factuur met 21 procent btw is € 210 daarvan belasting. Wat je kunt besteden, begint daarom met het uit elkaar halen van de bedragen.

Vooral als je net onderneemt, kan je zakelijke rekening een vertekend beeld geven. Klanten betalen bedragen inclusief btw, terwijl jij je tarieven misschien exclusief btw bespreekt. Daarnaast betaal je zelf btw aan leveranciers. Aan het einde van het kwartaal moeten die bedragen weer bij elkaar komen.

Btw wordt ook omzetbelasting genoemd. Het is een andere belasting dan inkomstenbelasting over je winst. Als je dat onderscheid vanaf de eerste factuur goed maakt, wordt zowel je administratie als je beschikbare geld een stuk overzichtelijker.

De klant betaalt meer dan jouw vergoeding

Stel dat je voor een opdracht € 1.000 exclusief btw afspreekt en het tarief van 21 procent geldt. Je zet € 210 btw op de factuur. Het totaal dat de klant betaalt is € 1.210, maar jouw omzet voor deze opdracht is € 1.000.

De btw die je in rekening brengt, verwerk je in je btw-aangifte. Je houdt dat bedrag niet simpelweg als extra winst. Dat het voorlopig op dezelfde bankrekening staat als je andere geld, verandert daar niets aan.

Een zakelijke klant kan de btw onder voorwaarden zelf aftrekken. Voor een consument is de prijs inclusief btw meestal de uiteindelijke prijs. Ook een zakelijke klant heeft niet altijd recht op aftrek. Dat hangt onder meer af van de activiteiten waarvoor die klant de aankoop gebruikt.

Terugrekenen vraagt om een andere som

Bij 21 procent btw tel je 21 procent op bij de prijs exclusief btw. Als je het totaal inclusief btw al weet, kun je daar niet zomaar 21 procent van aftrekken om je omzet te vinden.

Je deelt het totaal dan door 1,21. Bij € 1.210 is dat € 1.000 exclusief btw. Het verschil van € 210 is de btw. Een veelgemaakte rekenfout zou zijn om 21 procent van € 1.210 als btw te behandelen; daarmee kom je op een te hoog belastingbedrag.

Dit speelt ook bij het bepalen van je verkoopprijs. Wil je € 100 exclusief btw overhouden voor een dienst waarop 21 procent geldt, dan moet het totaal € 121 zijn. Spreek je met een klant € 100 inclusief btw af, dan is jouw vergoeding lager. Maak de prijsafspraak daarom duidelijk voordat je aan het werk gaat.

Er is niet één tarief voor alles

In Nederland is het algemene btw-tarief 21 procent. Voor bepaalde goederen en diensten geldt 9 procent, 0 procent of een vrijstelling. Het oude lage tarief van 6 procent is geen actueel uitgangspunt meer.

Je kiest het tarief niet omdat het voor de klant aantrekkelijker is. Het hangt af van wat je levert en soms van de omstandigheden van de levering. Een ondernemer kan dus verschillende tarieven binnen hetzelfde bedrijf gebruiken.

Het nultarief en een vrijstelling zijn ook niet hetzelfde. Bij het nultarief blijft aftrek van btw op zakelijke inkopen onder voorwaarden mogelijk. Bij vrijgestelde omzet is de btw op bijbehorende kosten in beginsel niet aftrekbaar. Hetzelfde bedrag op een verkoopfactuur kan daardoor samengaan met een andere behandeling van je kosten.

Btw op je zakelijke kosten kan de aangifte verlagen

Koop je iets voor je bedrijf, dan brengt de leverancier mogelijk btw in rekening. Onder voorwaarden mag je die btw aftrekken van de btw die je zelf moet betalen. Dat heet aftrek van voorbelasting.

De aankoop moet verband houden met activiteiten waarvoor recht op aftrek bestaat. Je moet de prestatie werkelijk hebben ontvangen en beschikken over een passende factuur. Alleen een betaling op je bankafschrift laat niet altijd zien waarvoor je betaalde en hoeveel aftrekbare btw daarin zat.

Privé-uitgaven worden niet aftrekbaar doordat je ze met een zakelijke rekening betaalt. Bij gemengd gebruik kan een verdeling of correctie nodig zijn. Ook gelden voor sommige uitgaven bijzondere beperkingen. Beschouw de btw op een bon daarom niet automatisch als een bedrag dat je terugkrijgt.

Een aankoop aftrekken voor de inkomstenbelasting en de btw erop aftrekken zijn verschillende beoordelingen. Dat een uitgave zakelijke kosten vormt, geeft niet in elke situatie recht op volledige btw-aftrek.

Van bankontvangst naar bedrag na btw

We gaan verder met de opdracht van € 1.000 exclusief btw. Je hebt daarvoor in dezelfde periode € 200 aan direct gebruikte materialen gekocht, plus € 42 btw. Stel dat de btw volledig aftrekbaar is en er geen andere transacties of correcties zijn.

Die € 800 is in dit eenvoudige voorbeeld de opbrengst na de materiaalkosten, vóór inkomstenbelasting en andere bedrijfskosten. Het is geen vastgesteld nettoloon. Je hebt misschien ook software, verzekeringen of een werkruimte te betalen.

Zouden de materialen nog niet zijn betaald, dan stond er tijdelijk meer op je rekening. De verplichting aan de leverancier bestaat dan wel. Het artikel over winst maken en toch geld tekortkomen laat zien waarom omzet, winst en banksaldo verschillende informatie geven.

De aangifte kan eerder komen dan de klantbetaling

Bij het factuurstelsel bepaalt de factuurdatum doorgaans in welk aangiftetijdvak je de verkoop-btw aangeeft. Je hoeft het geld dan nog niet van de klant te hebben ontvangen. Dat kan een tijdelijk tekort veroorzaken als klanten laat betalen.

Een factuur later versturen is geen vrije manier om de btw naar een ander kwartaal te schuiven. Er zijn regels voor wanneer je moet factureren. Voor vooruitbetalingen, buitenlandse transacties en andere situaties kunnen bovendien afwijkende tijdstippen gelden.

Bij het kasstelsel is voor de verschuldigde verkoop-btw juist de ontvangst van het geld van belang. Dit stelsel geldt voor bepaalde ondernemers die vooral aan particulieren leveren. Je kunt niet zonder meer per factuur kiezen welke methode het beste uitkomt.

Weet daarom welk stelsel voor jouw bedrijf geldt. Een goede omzetmaand op papier kan anders een btw-betaling opleveren voordat de bijbehorende klantbetalingen binnen zijn.

Reserveer op basis van je administratie

Een aparte rekening of een apart spaarpotje kan helpen om btw niet ongemerkt uit te geven. Het geld blijft dan beschikbaar wanneer de aangifte moet worden betaald. Dat is een praktische gewoonte, geen vervanging van een berekening.

Gebruik de btw-bedragen uit je administratie. Een vast percentage van alle bankontvangsten werkt niet goed wanneer je verschillende tarieven hebt, vrijgestelde omzet maakt of betalingen ontvangt die geen omzet zijn. Ook aftrekbare inkoop-btw en correcties beïnvloeden de uitkomst.

Controleer de reserve regelmatig, bijvoorbeeld wanneer je je administratie bijwerkt. Zet niet al je vertrouwen op het bedrag dat toevallig aan het einde van het kwartaal overblijft. Met een vaste routine voor je boekhouding op orde houden wordt die controle minder werk.

Wat verandert er door de kleineondernemersregeling?

De kleineondernemersregeling, of KOR, is een btw-vrijstelling waarvoor in Nederland gevestigde ondernemingen onder voorwaarden kunnen kiezen. De relevante omzet mag maximaal € 20.000 zijn, zowel in het kalenderjaar van aanmelding als in het jaar daarvoor. Het gaat om omzet, niet om winst of het bedrag dat je privé opneemt.

Bij deelname bereken je geen btw aan klanten en kun je de btw op kosten en investeringen niet aftrekken. Normaal vervallen de gewone btw-aangiften. Bij bijvoorbeeld bepaalde buitenlandse transacties kan toch een incidentele aangifte nodig zijn.

Minder administratie kan prettig zijn, maar maakt de KOR niet automatisch voordeliger. Wie veel investeert, mist mogelijk belangrijke aftrek. Kijk ook naar je klanten, prijzen en verwachte groei. Controleer de voorwaarden en ingangsdatum voordat je facturen anders gaat opstellen.

Mag een bv ook de KOR gebruiken?

Ja. De huidige KOR staat ook open voor een bv die aan de voorwaarden voldoet. De regeling is niet alleen voor eenmanszaken. Kijk naar de positie van de bv als btw-ondernemer en naar haar relevante omzet, niet naar het inkomen of salaris van de directeur.

Heeft de bv bijvoorbeeld € 18.000 relevante jaaromzet, dan is de rechtsvorm op zichzelf geen belemmering. Wel moeten ook het vorige kalenderjaar en de overige voorwaarden kloppen. Een bv met € 80.000 omzet en slechts € 5.000 winst zit boven de omzetgrens, ook al blijft er weinig winst over.

De KOR geldt voor de hele btw-ondernemer. Bij meerdere activiteiten of btw-subnummers kun je de grens niet voor ieder onderdeel opnieuw gebruiken. Tel de relevante omzet samen en bekijk het effect van het verlies van btw-aftrek voor het hele bedrijf. Deelname verandert ook niets aan de eventuele vennootschapsbelasting van de bv.

Buitenlandse facturen verdienen een aparte controle

Een klant of leverancier in het buitenland kan de btw-behandeling veranderen. Het maakt uit of je goederen of diensten levert, of de klant ondernemer is en waar de prestatie voor de btw wordt belast. Niet iedere buitenlandse factuur hoort simpelweg op nul procent.

Bij verlegging geeft de afnemer de btw aan volgens de betreffende regels. Dat is iets anders dan een vrijstelling. Ook een factuur zonder btw die je zelf ontvangt, kan nog gevolgen hebben voor je aangifte.

Twijfel je over de verwerking, aftrekbare btw of een buitenlandse factuur? Farshad Bashir biedt hulp bij de Nederlandse btw-aangifte en beoordeelt daarbij de gegevens uit je administratie.

Moet je aangifte doen, controleer dan ook de uiterste inlever- en betaaldatum. Indienen en betalen zijn aparte stappen. Ook zonder omzet kan een aangifte nodig zijn. Door de rekening van je klant direct te splitsen in vergoeding en btw, begint die verplichting niet pas op de laatste dag van het kwartaal.