Een onderneming begint zelden op de dag van de inschrijving. Je onderzoekt de markt, vraagt advies en koopt misschien al materiaal voordat je eerste klant zich meldt. Die uitgaven kunnen zakelijk zijn, ook als je nog geen omzet hebt. Maar een bon bewaren is niet hetzelfde als recht hebben op aftrek.
Het gaat erom waarom je de kosten hebt gemaakt, voor welke activiteit en hoe je ze moet verwerken. Daarbij zijn inkomstenbelasting en btw twee aparte vragen. Wie dat onderscheid vanaf het begin maakt, voorkomt dat oude rekeningen zoekraken of dubbel worden opgevoerd.
De inschrijfdatum is niet de enige grens
Kosten die je maakt met de duidelijke bedoeling een onderneming op te zetten, worden vaak aanloopkosten genoemd. Denk aan onderzoek naar de haalbaarheid van je plan of advies over de manier waarop je wilt beginnen. Ze kunnen voor aftrek in aanmerking komen voordat de onderneming daadwerkelijk draait.
Je moet het zakelijke verband wel kunnen uitleggen. Een marktonderzoek voor een concrete reparatiewerkplaats is iets anders dan een middag vrijblijvend rondkijken naar mogelijke hobby’s. Een uitgave wordt niet achteraf zakelijk doordat je er bij het starten van een bedrijf een passende omschrijving bij verzint.
Bewaar daarom ook de context: een offerte, een adviesrapport, je eerste bedrijfsplan of correspondentie over een locatie. Dat hoeft geen uitgebreid boekwerk te zijn. Een korte, duidelijke notitie kan later helpen om te begrijpen wat je met een aankoop of opdracht wilde bereiken.
Eerst bepalen wat voor inkomsten je gaat verdienen
Een inschrijving bij de Kamer van Koophandel betekent niet automatisch dat je voor de inkomstenbelasting ondernemer bent. Daarvoor kijkt de Belastingdienst naar je werkzaamheden en omstandigheden. Ondernemerschap voor de btw wordt bovendien afzonderlijk beoordeeld.
Het is dus mogelijk dat je wel btw-aangifte doet, maar je verdiensten voor de inkomstenbelasting onder inkomsten uit overig werk vallen. Ook daar kunnen zakelijke kosten aftrekbaar zijn, maar niet alle ondernemersregelingen gelden dan. Laat je niet leiden door alleen het woord zzp’er op je website of factuur.
Dit artikel gaat vooral over iemand die voor eigen rekening begint, bijvoorbeeld met een eenmanszaak. Bij een bv die nog moet worden opgericht, spelen aanvullende vragen. Wie sluit de overeenkomst en welke partij draagt de kosten? Verzamel de stukken, maar zet persoonlijke uitgaven niet zonder beoordeling op naam van een toekomstige bv.
Niet iedere aankoop voor je nieuwe leven is een zakelijke kostenpost
Een zakelijke uitgave moet verband houden met het belang van je onderneming. Persoonlijke kleding of een gewone lunch wordt niet automatisch aftrekbaar omdat je bezig bent met je start. Voor verschillende soorten kosten bestaan beperkingen of uitzonderingen.
Ook een werkplek in huis vraagt aandacht. Een bureau in de woonkamer betekent niet dat je een deel van je huur zomaar als zakelijke huisvestingskosten kunt aftrekken. Voor een werkruimte thuis gelden specifieke voorwaarden. Maak bij grote bedragen vooraf duidelijk hoe de regels op jouw situatie uitwerken.
Gebruik je iets zowel privé als zakelijk, dan moet dat onderscheid terugkomen in de beoordeling. Bij een abonnement kan een zakelijke verdeling nodig zijn. Voor bijvoorbeeld een computer die je al privé bezit en later zakelijk gaat gebruiken, spelen ook regels over het ondernemingsvermogen en de waarde bij inbreng. De oude aankoopprijs is niet vanzelf de aftrekpost van vandaag.
Meteen aftrekken of verdelen over meerdere jaren?
Een advies over de start kan een kostenpost zijn die hoort bij het jaar waarin het advies wordt gebruikt. Een machine die jarenlang meegaat, wordt meestal als bedrijfsmiddel verwerkt. Je verdeelt de kosten dan via afschrijving over de gebruiksduur, rekening houdend met de restwaarde en fiscale grenzen.
Stel dat je een zakelijke machine koopt voor € 3.000 exclusief terug te vragen btw. Je verwacht deze vijf jaar te gebruiken en daarna nog voor € 500 te kunnen verkopen. In een eenvoudig voorbeeld verdeel je € 2.500 over vijf jaar. Dat geeft € 500 afschrijving per volledig gebruiksjaar. Begin je halverwege een jaar, dan moet ook dat worden meegenomen.
De betaling van € 3.000 kan wel meteen van je rekening gaan. Je banksaldo daalt dus sneller dan je belastbare winst. Dit verschil tussen betalen en kosten verwerken komt ook terug in ons artikel over winst maken en toch geld tekortkomen.
Voor bedrijfsmiddelen met een aanschafwaarde van minder dan € 450 geldt doorgaans dat je het bedrag in één keer als kosten mag aftrekken. Je rekent exclusief btw als je die btw mag terugvragen, anders inclusief btw. Onderdelen die samen één bedrijfsmiddel vormen, kun je niet zonder meer los beoordelen. Denk aan een computer met bijbehorend scherm.
Een opleiding is niet vanzelf aftrekbaar
Een cursus kan heel waardevol zijn voor je plannen, maar dat maakt de rekening nog niet automatisch een zakelijke aftrekpost. Voor studiekosten is onder meer van belang of je bestaande vakkennis op peil houdt of nieuwe kennis verwerft. Voor nieuwe kennis bestaat deze zakelijke aftrek in beginsel niet.
De grens kan lastig zijn, zeker bij iemand die van beroep verandert. Een cursus om je huidige vak verder bij te houden kan anders worden behandeld dan een opleiding voor een nieuw beroep. Neem een algemene verkooptekst over belastingvoordeel daarom niet als uitgangspunt. Laat de inhoud van de opleiding en je bestaande werkzaamheden beoordelen.
Dat is ook een praktische reden om vooraf te rekenen zonder een veronderstelde aftrek. Is de opleiding het bedrag waard als er geen belastingvoordeel tegenover staat? Zo voorkom je dat je startbudget afhankelijk wordt van een fiscale aanname die later niet klopt.
Btw terugvragen is een aparte stap
Als je ondernemer bent voor de btw, kan de btw op zakelijke startuitgaven onder voorwaarden als voorbelasting aftrekbaar zijn. Dat hangt onder meer af van je activiteiten, het zakelijke gebruik en een factuur die aan de voorwaarden voldoet. Een betaling vanaf je eigen bankrekening is op zichzelf geen reden om de btw-aftrek af te wijzen.
Bij vrijgestelde activiteiten of deelname aan de kleineondernemersregeling, de KOR, heb je doorgaans geen recht op aftrek van de bijbehorende btw. Die btw kan dan onderdeel worden van de zakelijke kosten of de waarde van een bedrijfsmiddel. Dat betekent nog steeds niet dat alle uitgaven daardoor aftrekbaar zijn voor de inkomstenbelasting.
Stel dat een volledig zakelijk advies € 600 plus € 126 btw kost. Als je de € 126 via je btw-aangifte mag terugvragen, is voor de winstberekening € 600 over. Je trekt niet daarnaast ook € 726 als kosten af. Mag je de btw niet terugvragen, dan beoordeel je de kosten inclusief btw.
Belastingvoordeel is geen gratis startbudget
Neem die € 600 aan advieskosten. Stel dat de aftrek in een vereenvoudigd voorbeeld € 180 minder inkomstenbelasting oplevert. Dan kost het advies na dat voordeel nog € 420, uitgaande van terug te vragen btw. De € 180 is een aangenomen uitkomst, geen belastingtarief dat voor iedere starter geldt.
Het moment van het voordeel kan bovendien later liggen dan je betaling. Verwacht je nog geen winst, dan spelen de regels voor verliesverrekening en je overige inkomsten mee. Aftrek is niet hetzelfde als een directe storting op je rekening. Koop daarom wat je nodig hebt, niet wat aantrekkelijk klinkt omdat het van de belasting af zou kunnen.
Bewaar bedragen, datums en het zakelijke doel
Maak vanaf de eerste serieuze voorbereidingen een overzicht met de leverancier, factuurdatum, betaaldatum, het bedrag en de btw. Noteer erbij wat je ermee wilde doen en of er ook privégebruik is. Bewaar de oorspronkelijke factuur naast het betaalbewijs.
Heb je uitgaven uit eerdere jaren, tel die dan niet zonder meer op bij de kosten van je eerste omzetjaar. Het juiste jaar en de manier van verwerken hangen af van de feiten. Noteer ook of je een bedrag al eerder in een aangifte hebt verwerkt. Hetzelfde bedrag mag niet twee keer worden afgetrokken.
Houd voorbereidingsuren afzonderlijk bij als die voor jouw situatie relevant zijn. Ze kunnen onder voorwaarden meetellen voor regelingen met een urencriterium. Dat staat los van de vraag of een factuur aftrekbaar is. Een bedrag aan zakelijke kosten geeft je niet vanzelf recht op startersaftrek.
Begin met overzicht, niet met een stapel losse bonnen
Met een eenvoudig dossier kun je veel vragen later sneller beantwoorden. Onze uitleg over je boekhouding op orde houden helpt om daar een werkbare routine van te maken.
Wil je de fiscale en administratieve keuzes bij je start bespreken, dan biedt Farshad Bashir hulp bij het starten van een onderneming. Daarbij kunnen je ondernemingsvorm, boekhouding, btw en inkomstenbelasting aan bod komen.
Een goede start vraagt niet om zo veel mogelijk aftrekposten. Je wilt weten welke uitgaven nodig zijn, hoeveel geld je daarvoor beschikbaar hebt en hoe je ze correct verwerkt. Dat geeft meer houvast dan achteraf hopen dat iedere voorbereidingsrekening een belastingvoordeel oplevert.