Je hoeft niet 1.225 uur aan klanten te factureren om het urencriterium te halen. Ook werkelijk bestede tijd aan offertes, administratie en andere werkzaamheden voor je bedrijf kan meetellen. Maar een druk gevoel is nog geen onderbouwing.
Vooral als je een onderneming naast een baan opbouwt, is het lastig te zien hoeveel tijd je erin steekt. Een opdracht duurt een middag, de offerte kost een avond en tussendoor werk je je website bij. Op je facturen zie je maar een deel van die week terug.
Het urencriterium verbindt bepaalde belastingaftrekken aan de tijd die je aan je onderneming besteedt. Om het goed toe te passen, moet je drie dingen uit elkaar houden: je fiscale positie als ondernemer, het aantal meetellende uren en de voorwaarden van de aftrek die je wilt gebruiken.
Eerst ondernemer, daarna de urentoets
Een inschrijving bij KVK betekent niet automatisch dat je ondernemer voor de inkomstenbelasting bent. Die beoordeling hangt onder meer af van zelfstandigheid, de verwachting van winst, opdrachtgevers en het risico dat je loopt. De tijd die je besteedt is daarbij één onderdeel.
Het urencriterium is dus geen toegangsbewijs waarmee iedere activiteit een onderneming wordt. Andersom kun je wel ondernemer voor de inkomstenbelasting zijn zonder 1.225 uur te halen. Het gevolg is dan dat bepaalde aftrekposten niet beschikbaar zijn, niet dat je bedrijf ineens ophoudt te bestaan.
Ook ondernemerschap voor de btw wordt apart beoordeeld. Een btw-nummer of btw-aangifte beslist niet of je recht hebt op zelfstandigenaftrek. In btw uitgelegd aan de hand van een factuur lees je hoe omzetbelasting verschilt van inkomstenbelasting over je winst.
De gewone grens is minstens 1.225 uur per kalenderjaar
Voor het gewone urencriterium besteed je in het kalenderjaar minimaal 1.225 uur aan je onderneming of ondernemingen. Precies 1.225 is voldoende voor deze urengrens. Je hoeft er niet boven te zitten, maar je moet de werkelijk bestede uren wel aannemelijk kunnen maken.
Daarnaast moet je doorgaans meer tijd besteden aan je onderneming dan aan andere werkzaamheden, zoals een baan in loondienst. Die tweede voorwaarde is vooral belangrijk voor ondernemers die daarnaast veel uren als werknemer werken.
Was je in minstens één van de vijf voorafgaande kalenderjaren geen ondernemer, dan geldt die tweede voorwaarde niet. De grens van 1.225 uur blijft wel staan. Het gaat om de feitelijke geschiedenis van jouw ondernemerschap, niet alleen om de datum waarop je huidige handelsnaam is ingeschreven.
Voor de startersaftrek gelden bovendien eigen voorwaarden. Een uitzondering op de vergelijking met je baan betekent dus niet automatisch dat je ook ieder startersvoordeel krijgt.
Naast een baan kan de uitkomst verschillen
Stel dat je in één van de vorige vijf jaren geen ondernemer was. Dit jaar besteed je 1.300 aantoonbare uren aan je bedrijf en 1.600 uur aan je baan. De vergelijking met die baan verhindert dan niet dat je aan het urencriterium voldoet. Andere voorwaarden voor je aftrek blijven uiteraard gelden.
Ben je in alle vijf voorafgaande jaren wel ondernemer geweest, dan kan dezelfde urenverdeling anders uitpakken. Je hebt meer dan 1.225 ondernemingsuren, maar besteedt meer tijd aan je baan. Je voldoet dan niet aan de gewone tweede voorwaarde.
Daarom is het verstandig om naast je bedrijfsuren ook overzicht te houden over ander werk. Alleen het getal op een jaarstaat van je onderneming kan een onvolledig beeld geven.
Beginnen in september verlaagt de jaargrens niet
Start je halverwege het jaar, dan mag je de 1.225 uur niet naar rato verminderen. Het is een kalenderjaareis. Een onderneming die pas in september begint, krijgt niet automatisch een derde van de urengrens.
Werkelijke voorbereidingsuren voor de onderneming kunnen wel meetellen, ook vóór de inschrijving. Denk aan een onderbouwd marktonderzoek, het schrijven van een ondernemingsplan of het regelen van de eerste opdrachten. Leg vast wat je deed en hoe het verband hield met de onderneming die je opbouwde.
Houd de kalenderjaren gescheiden. Uren uit december van het vorige jaar kun je niet naar dit jaar verplaatsen omdat de officiële start later lag. De beoordeling van eventuele kosten vóór de start van je onderneming is daarnaast een eigen vraag.
Een eerste jaar onder de grens kan heel logisch zijn. Het betekent niet dat de start mislukt is of dat je achteraf ontbrekende uren moet proberen te vinden.
Ook werk zonder klantfactuur kan meetellen
Je bedrijf vraagt meer tijd dan de uitvoering van betaalde opdrachten. Offertes maken, nieuwe klanten benaderen, zakelijke administratie bijhouden en je bedrijfswebsite onderhouden zijn ook werkzaamheden. Zakelijke reistijd kan eveneens meetellen.
Neem een eenvoudig jaaroverzicht van een zelfstandige. Daarin staan 1.000 uur klantwerk, 130 uur administratie, 80 uur offertes en acquisitie en 70 uur zakelijke reistijd. Samen is dat 1.280 uur, als de activiteiten werkelijk zijn verricht en de uren voldoende zijn onderbouwd.
De categorieën zijn geen standaardopslag. Je mag niet automatisch dertien procent administratie bij je gefactureerde uren optellen omdat dit voorbeeld dat doet. De tijd verschilt per bedrijf, opdracht en manier van werken.
Wees ook precies bij gemengde activiteiten. Tijdens een privéreis één klantmail beantwoorden maakt niet de hele reis zakelijk. Houd het verband met je onderneming concreet en tel hetzelfde uur niet twee keer wanneer activiteiten overlappen.
Bereikbaar zijn is iets anders dan werken
Je telefoon staat misschien de hele avond aan voor klanten. Dat betekent niet dat de hele avond meetelt. Alleen beschikbaar zijn zonder werkzaamheden te verrichten is onvoldoende voor het urencriterium.
Word je gebeld en werk je vervolgens drie kwartier aan een opdracht, dan gaat het om die daadwerkelijk bestede tijd. De uren waarin je ondertussen kookte, televisie keek of sliep worden daardoor niet achteraf ondernemingsuren.
Bij vakliteratuur, cursussen en evenementen is het zakelijke verband van belang. Schrijf op waarom de activiteit bij je onderneming hoort. Een algemene interesse of een gezellige bijeenkomst is niet vanzelf meetellende werktijd voor de urentoets.
Een eenvoudige registratie werkt alleen als ze geloofwaardig is
Je hoeft geen ingewikkeld systeem te kopen. Een agenda, spreadsheet of urenapp kan bruikbaar zijn. Noteer de datum, activiteit en duur, liefst kort nadat je het werk hebt gedaan. Een omschrijving als ‘offerte verbouwing klant A’ vertelt meer dan elke dag alleen ‘bedrijf’.
Bewaar stukken die de werkzaamheden ondersteunen, zoals afspraken, offertes, projectbestanden en facturen. Die hoeven niet ieder kwartier afzonderlijk te bewijzen. Samen moeten ze een aannemelijk beeld geven van de tijd die je hebt besteed.
Weinig omzet maakt onbetaald werk niet automatisch onmogelijk. Een starter kan veel tijd in voorbereiding steken. Juist dan helpt een concreet overzicht om uit te leggen wat je hebt gedaan en waarom die uren nog niet tot veel omzet leidden.
Werk je administratie bijvoorbeeld wekelijks bij. In een vaste routine voor je boekhouding kun je ook een kort moment voor uren opnemen. Achteraf in december tientallen identieke weken invullen is veel lastiger te onderbouwen.
Deel de jaargrens niet gedachteloos door 52
De grens komt neer op gemiddeld iets minder dan 24 uur per kalenderweek. Dat klinkt haalbaar, maar niet iedere week is een werkweek. Vakantie, ziekte, zorgtaken en rustigere perioden kunnen de beschikbare tijd beperken.
Wie 46 weken lang 24 uur werkt, komt op 1.104 uur. Dat is 121 uur onder de gewone grens. Zo’n rekensom is nuttig voor je planning, maar blijft een verwachting. Uiteindelijk tellen de echte uren en eventuele toepasselijke uitzonderingen.
Kijk vooral of het werk je bedrijf vooruithelpt. Tijd verspillen om een fiscaal getal te halen is geen gezonde bedrijfsstrategie. Meer uren betekenen ook niet automatisch meer omzet of een betere beloning per uur.
Er bestaan uitzonderingen, maar geen algemene ziekteverlaging
Bij een onderbreking wegens zwangerschap kunnen de niet-gewerkte uren over in totaal zestien weken onder de regeling toch meetellen. Dat is een specifieke regel. Het is niet hetzelfde als een algemene verlaging van de jaargrens voor iedereen die tijdelijk minder kan werken.
Voor startersaftrek bij arbeidsongeschiktheid bestaat onder voorwaarden een verlaagd urencriterium van 800 uur. Daarbij gelden aanvullende eisen. Alleen ziek zijn of een beperking hebben geeft niet automatisch toegang tot deze regeling.
Ook samenwerken met een verbonden persoon, zoals je partner, kan extra regels oproepen over welke werkzaamheden meetellen. Bij een vof of maatschap wordt bovendien per ondernemer gekeken; de uren van alle vennoten samen zijn niet jouw persoonlijke urentotaal.
De aftrek is een belastingvraag, geen beloning voor drukte
Haal je het urencriterium niet, dan vervallen de aftrekken die deze eis stellen. Voor een ondernemer voor de inkomstenbelasting kan de mkb-winstvrijstelling wel van toepassing blijven: daarvoor geldt het urencriterium niet. Ook zakelijke kosten worden niet ineens privé doordat je weinig uren werkte.
Een aftrekpost is bovendien geen bedrag dat je volledig terugkrijgt. Het voordeel volgt uit de belastingberekening en hangt samen met je winst en persoonlijke situatie. Baseer een besluit om minder in loondienst te werken daarom op het totale inkomen en risico, niet alleen op een verwachte aftrek.
Farshad Bashir verzorgt de aangifte inkomstenbelasting voor ondernemers en beoordeelt daarbij welke ondernemersregelingen passen. Een bijgehouden urenoverzicht helpt om die beoordeling op concrete gegevens te baseren.