Op je zakelijke website gebruik je je btw-identificatienummer, meestal afgekort tot btw-id. Niet je omzetbelastingnummer. Vooral voor een eenmanszaak is dat verschil belangrijk: in het omzetbelastingnummer zit je burgerservicenummer, in het btw-id niet.
Verkoop je producten of diensten via je website, dan moet je btw-id daar goed vindbaar staan. Zet het bijvoorbeeld op een pagina met je bedrijfsgegevens, bereikbaar via een duidelijke link onderaan iedere pagina. Je hoeft het nummer niet groot in je openingsbeeld te plaatsen.
Welk btw-nummer hoort op je website?
De Belastingdienst maakt onderscheid tussen twee nummers. Het btw-id gebruik je naar buiten toe, bijvoorbeeld tegenover klanten en leveranciers. Het omzetbelastingnummer gebruik je voor contact met de Belastingdienst over de omzetbelasting.
Bij een eenmanszaak lijken die nummers op elkaar, maar ze zijn niet uitwisselbaar. Het btw-id bestaat uit NL, negen cijfers, de letter B en twee cijfers. Dat het nummer begint met NL is dus herkenbaar, maar alleen naar de vorm kijken is niet genoeg. Pak het nummer dat de Belastingdienst uitdrukkelijk als btw-identificatienummer heeft verstrekt.
Kun je de brief niet terugvinden? Log in bij Mijn Belastingdienst Zakelijk en ga naar Btw. Daar kun je je btw-identificatienummer en omzetbelastingnummer bekijken. Neem ze van daaruit over in je eigen administratie, met duidelijke labels erbij.
Ik zou niet werken met een los briefje waarop alleen ‘btw-nummer’ staat. Juist dat algemene woord veroorzaakt verwarring. Schrijf bij het openbare nummer ‘btw-id voor klanten en website’ en bij het andere ‘omzetbelastingnummer voor de Belastingdienst’. Dat voorkomt dat een webbouwer of medewerker later het verkeerde nummer kopieert.
Wanneer moet je het btw-id vermelden?
Bij online verkoop van producten of diensten moet de bezoeker je btw-id eenvoudig kunnen vinden. Denk aan een webwinkel, een website waar iemand een dienst boekt of een omgeving waarin je betaalde downloads verkoopt. De informatie moet toegankelijk zijn zonder dat iemand eerst klant wordt of jou erom moet mailen.
Ook zonder winkelmandje kunnen informatieplichten gelden als je via je website diensten aanbiedt. Welke gegevens je moet verstrekken en hoe je dat doet, hangt af van de dienst en hoe je die aanbiedt. Een goed bereikbare pagina met bedrijfsgegevens is een praktische oplossing. Een persoonlijk blog zonder zakelijke activiteiten is een andere situatie.
Deze uitleg gaat over Nederlandse ondernemers die een btw-id hebben. Heb je geen btw-id gekregen en weet je niet of je voor de btw als ondernemer bent geregistreerd, zoek dat dan eerst uit. Vul niet je burgerservicenummer in om het veld in je websitesjabloon toch te kunnen afronden.
Zet het btw-id goed vindbaar op je website
Een pagina ‘Contact’ of ‘Bedrijfsgegevens’ is meestal een logische plek. Zet daar je handelsnaam, contactinformatie, KVK-nummer en btw-id overzichtelijk bij elkaar. Maak vanuit de footer een duidelijke link naar die pagina, zodat een bezoeker er vanaf ieder onderdeel van je website kan komen.
Gebruik gewone tekst die ook op een telefoon leesbaar is. Een nummer dat alleen in een afbeelding staat, is lastiger te kopiëren en te gebruiken met voorleessoftware. Een tekstveld is bovendien makkelijker te controleren wanneer je gegevens wijzigen.
Plaats het nummer niet uitsluitend achter een inlogscherm, in een offerte die iemand nog moet aanvragen of onderaan een moeilijk vindbaar document. Het doel is dat de informatie direct beschikbaar is voor iemand die wil weten met welk bedrijf hij zakendoet.
Controleer de pagina zoals een nieuwe bezoeker dat zou doen. Open je website op een telefoon, zonder ingelogd te zijn als beheerder. Kun je vanuit een productpagina snel bij de bedrijfsgegevens komen? Werkt de link ook als de bezoeker niet alle cookies accepteert? Zo ontdek je praktische fouten die in de website-editor niet opvallen.
Btw-id en KVK-nummer hebben elk een eigen functie
Het KVK-nummer verwijst naar je inschrijving in het Handelsregister. Het btw-id identificeert je voor de btw in het zakelijke verkeer. Je kunt het ene nummer niet gebruiken als vervanging voor het andere.
Dat verschil is ook relevant als je bedrijf onder meerdere namen werkt. Een andere handelsnaam betekent niet automatisch dat je een nieuwe onderneming of een nieuw btw-id hebt. Maak voor klanten duidelijk welke onderneming de dienst levert en op wiens naam de factuur komt.
Ben je nog bezig met je naam of registratie? In het artikel over een bedrijfsnaam kiezen lees je hoe handelsnaam, merknaam en webadres zich tot elkaar verhouden. Zo sluit de naam op je website aan op de onderneming achter je aanbod.
Stel dat een ontwerper een aparte website voor trouwkaarten begint. Die site heeft een eigen naam en uitstraling, maar de verkoop loopt via haar bestaande eenmanszaak. Dan moet de bezoeker die samenhang kunnen begrijpen. Een onbekende naam op het betaalverzoek zonder verdere uitleg maakt een verder nette website onnodig onduidelijk.
Controleer ook je facturen en automatische berichten
Een fout nummer staat zelden maar op één plek. Wie ooit een sjabloon heeft gekopieerd, heeft het mogelijk ook meegenomen naar offertes, e-mailhandtekeningen en automatische bestelbevestigingen. Werk daarom vanuit één gecontroleerde set bedrijfsgegevens.
Bekijk in ieder geval je contactpagina, footer, algemene voorwaarden, factuursjabloon en de instellingen van je verkoopsoftware. Vergeet een oudere pdf met tarieven of voorwaarden niet. Zo’n bestand kan nog via een zoekmachine worden geopend, ook als je er op de voorpagina niet meer naartoe linkt.
Op een gewone btw-factuur vermeld je jouw btw-id als leverancier. Of ook het btw-id van de klant nodig is, hangt af van de transactie. Vraag dus niet standaard het omzetbelastingnummer van je klant omdat je eigen systeem een veld ‘tax number’ heeft. Voor de verdere opbouw kun je de uitleg over btw en de gegevens op een factuur gebruiken.
Maak na het aanpassen een testfactuur of bekijk de voorbeeldweergave van je factuurprogramma. Controleer het document dat de klant daadwerkelijk ontvangt. Alleen het nummer in je bedrijfsprofiel wijzigen helpt niet als een oud, handmatig gevuld tekstblok onderaan de factuur blijft staan.
Staat je omzetbelastingnummer al openbaar?
Vervang het op je website en in downloadbare bestanden door het juiste btw-id. Controleer daarna of je website bezoekers echt de nieuwe versie laat zien. Bij websites die pagina’s tijdelijk opslaan, kan daarvoor het verversen van de cache nodig zijn.
Bewaar zakelijke documenten die je voor je administratie moet bewaren. Ga oude facturen niet ongemerkt overschrijven om een publicatiefout op de website op te lossen. Moet een al verstuurde factuur worden gecorrigeerd, leg dan vast wat je aanpast en zorg dat de administratie controleerbaar blijft.
Staat een oud document nog in een zoekresultaat terwijl je het op je website al hebt vervangen of verwijderd, dan verdwijnt die vermelding niet altijd meteen. Je kunt bij de zoekmachine verzoeken de verouderde weergave te vernieuwen. Publicatie ongedaan maken betekent niet dat eerder verspreide kopieën vanzelf zijn verdwenen.
Bij een eenmanszaak verdient dit extra aandacht vanwege het burgerservicenummer in het omzetbelastingnummer. Het btw-id is juist bedoeld voor je contacten buiten de Belastingdienst. Je hoeft dus niet te kiezen tussen bruikbare bedrijfsinformatie en het onnodig publiceren van dat persoonlijke nummer.
Maak één vaste plek voor je bedrijfsgegevens
Bewaar je juiste naam, adres, KVK-nummer en btw-id in een overzicht dat jij beheert. Noteer ook in welke programma’s en documenten je die gegevens gebruikt. Dan kun je bij een verhuizing of wijziging alle plekken nalopen, in plaats van maanden later nog een oude footer te ontdekken.
Dat past bij een bredere aanpak om je boekhouding op orde te houden. Een betrouwbare administratie begint bij gegevens die op elkaar aansluiten. Je website, factuur en boekhoudprogramma hoeven er niet hetzelfde uit te zien, maar ze moeten wel naar dezelfde onderneming verwijzen.
Wil je hulp bij het verwerken en controleren van je administratie, dan kan ik je ondersteunen met boekhouding en administratie. Voor het btw-id op je website kun je zelf al beginnen: pak het juiste nummer erbij, zet het op een goed bereikbare plek en controleer één keer de hele klantreis.