Je kijkt in je agenda en ziet dat de btw-deadline al voorbij is. Misschien ligt de aangifte nog klaar in je boekhoudprogramma. Misschien heb je wel aangifte gedaan, maar de betaling vergeten. Of je hebt gewacht omdat er niet genoeg geld op de zakelijke rekening stond.
Dat zijn verschillende situaties. Btw-aangifte doen en btw betalen zijn twee afzonderlijke verplichtingen. De ene op tijd regelen maakt een achterstand bij de andere niet ongedaan. Wie beide vergeet, kan ook met twee boetes te maken krijgen.
De beste eerste stap is overzicht maken en herstellen wat nog openstaat. Controleer of de aangifte is ontvangen, welk bedrag je moet betalen en of er al een brief ligt. Wachten tot de volgende aangifte maakt de vorige periode niet vanzelf in orde.
Controleer eerst wat er ontbreekt
Open Mijn Belastingdienst Zakelijk of je aangiftesoftware en kijk naar de betreffende periode. Een opgeslagen concept is nog geen verzonden aangifte. Zoek de ontvangstbevestiging op. Controleer daarna in je bankgegevens of het juiste bedrag daadwerkelijk is betaald, met het betalingskenmerk dat bij die periode hoort.
Zo voorkom je dat je uit schrik dezelfde aangifte of betaling nog eens doet terwijl alleen de verwerking achterloopt. Noteer de verzenddatum, betaaldatum, het bedrag en het gebruikte kenmerk. Die gegevens heb je ook nodig als je contact opneemt over een brief die volgens jou niet klopt.
Is de aangifte nog niet verstuurd? Dien die dan zo snel mogelijk correct in. Ook als je niet meteen kunt betalen. En ook als er niets te betalen valt: zolang je voor die periode aangifte moet doen, moet je een nihil-aangifte of een aangifte met een teruggaaf nog steeds indienen.
Dit artikel gaat over de gewone Nederlandse btw-aangifte. Voor bijzondere regelingen of een onderneming die buiten Nederland is gevestigd, kunnen andere termijnen gelden. Gebruik daarom altijd de periode en ontvangstdatum die voor jouw onderneming zijn opgegeven.
De aangiftedatum en betaaldatum zijn geen richtdata
Voor veel in Nederland gevestigde ondernemers is het kwartaal de aangifteperiode. De aangifte en betaling moeten dan uiterlijk op de laatste dag van de volgende maand binnen zijn. Bij een gewone kwartaalaangifte over juli tot en met september 2026 is dat bijvoorbeeld 31 oktober 2026.
De betaling moet op tijd zijn ontvangen. Een overboeking klaarzetten is niet hetzelfde als geld dat al binnen is. Plan daarom wat ruimte in voor de verwerking, vooral als je vanuit een buitenlandse bankrekening betaalt.
Voor de boete wegens een te late btw-aangifte geldt een coulancetermijn van zeven kalenderdagen na de uiterste aangiftedatum. Binnen die termijn alsnog indienen voorkomt normaal gesproken de aangifteverzuimboete. Buiten die termijn bedraagt de gebruikelijke boete in 2026 € 82.
Die zeven dagen zijn geen nieuwe aangiftedeadline. Het is een regeling voor de gevolgen van een verzuim. Wie dit als vaste extra week in de planning zet, maakt de administratie afhankelijk van een uitzondering en houdt geen ruimte over voor een tegenvaller.
Te laat betalen wordt apart beoordeeld
Bij een te late betaling geldt ook een coulancetermijn van zeven kalenderdagen, maar met een extra voorwaarde. Heb je de vorige btw-aangifte volledig en op tijd betaald en betaal je nu volledig binnen die zeven dagen? Dan volgt normaal geen betaalverzuimboete, maar wel een verzuimmededeling.
Was de vorige betaling al te laat of onvolledig? Dan kan binnen die zeven dagen toch een boete volgen. Betaal je pas daarna, dan is de gewone betaalverzuimboete 3% van het te laat betaalde bedrag. Het minimum is € 50 en het maximum € 6.709. Deze bedragen gelden in 2026.
Stel dat je € 2.400 moet betalen en het volledige bedrag pas tien dagen na de deadline wordt ontvangen. De gewone betaalverzuimboete is dan € 72. Was ook de aangifte meer dan zeven dagen te laat, dan kan daar € 82 voor het aangifteverzuim bijkomen. Dat is samen € 154, bovenop de verschuldigde btw.
Bij een kleinere schuld kan het minimum zwaar wegen. Over € 600 is 3% maar € 18, maar de gewone betaalverzuimboete bedraagt dan toch minimaal € 50. Gedeeltelijk betalen binnen de coulancetermijn voorkomt de boete ook niet automatisch. Als een deel daarna volgt, kan de boete over het volledige te laat betaalde bedrag worden berekend.
Een naheffingsaanslag kan op een schatting berusten
Als je geen aangifte hebt gedaan, weet de Belastingdienst niet welk btw-bedrag bij de werkelijke cijfers hoort. Er kan dan een naheffingsaanslag komen met een geschat bedrag. Dat kan aanzienlijk hoger zijn dan wat je uiteindelijk verschuldigd bent.
Zo’n brief vraagt om actie, maar bewijst niet dat de schatting klopt. Dien de ontbrekende aangifte alsnog in met de juiste omzet en aftrekbare voorbelasting. Kijk vervolgens wat de aanslag vermeldt over belasting, boetes, betalen en bezwaar. De aangifteverzuimboete verdwijnt niet automatisch doordat de schatting wordt verlaagd.
Wat je intussen moet betalen, hangt af van de situatie. Bij een aangifte zonder te betalen btw blijft bijvoorbeeld een terechte aangifteverzuimboete wel staan. Als de werkelijke btw lager is dan de schatting, gelden andere betaalstappen dan wanneer de werkelijke btw juist hoger is. Trek daarom niet op eigen gevoel een bedrag van de brief af.
Bewaar de bevestiging van je aangifte en controleer de kennisgeving waarin de naheffing wordt verminderd. Bij deze correctieroute is ook van belang of die brief binnen twee weken na de datum van de naheffingsaanslag komt. Zo niet, dan kan een schriftelijk verzoek om uitstel van betaling nodig zijn. Laat de betaaldatum dus niet ongemerkt passeren terwijl je op post wacht.
Geen geld hebben is een ander probleem dan geen aangifte doen
Als de btw niet beschikbaar is, kan het verleidelijk zijn de aangifte nog even uit te stellen. Daarmee wordt de geldkrapte niet kleiner. Je creëert juist een tweede probleem als ook de aangifte te laat wordt.
Dien de aangifte in en breng daarnaast in kaart wanneer er geld binnenkomt en welke betalingen al vaststaan. Bespreek een passende betalingsregeling of uitstel met de Belastingdienst. Voor ondernemers gelden voorwaarden; een verzoek betekent niet vanzelf dat het is toegekend of dat een boete vervalt.
Heb je een bv die haar belastingen niet kan betalen? Dan kan bovendien een afzonderlijke melding van betalingsonmacht nodig zijn, met een korte wettelijke termijn. Een telefoontje over een regeling of alleen aangifte doen vervangt die melding niet. Laat dat direct beoordelen als het speelt.
De uitleg over een belastingaanslag niet op tijd kunnen betalen helpt je de betaalvraag verder uit te werken. Houd een probleem met betalen steeds los van de verplichting om juiste gegevens aan te leveren.
Ben je het niet eens met de boete?
Een ontvangen boete hoeft niet zonder controle te worden geaccepteerd. Mogelijk is een betaling verkeerd verwerkt of was er een bijzondere omstandigheid. Leg dan uit wat er is gebeurd en onderbouw het met bewijsstukken.
Bezwaar tegen een naheffingsaanslag of boetebeschikking moet doorgaans binnen zes weken na de datum op de beschikking binnen zijn. Gebruik de aanwijzingen in de brief. Ga er niet van uit dat bezwaar op zichzelf de betaling opschort; regel zo nodig ook uitstel voor het betwiste bedrag.
Bij herhaalde overtredingen, opzet of grove schuld kunnen andere of hogere boetes spelen dan de gewone bedragen in dit artikel. Andersom kan een bijzondere situatie aanleiding zijn om een boete te beoordelen of te verminderen. Zonder de feiten is geen van beide uitkomsten vooraf zeker.
Bouw een routine met twee bevestigingen
Een praktische routine eindigt niet bij de verzendknop. Rond elke periode twee stappen af: controleer de ontvangst van de aangifte en controleer de betaling. Bewaar beide bevestigingen bij dezelfde periode in je administratie.
Reserveer ontvangen btw tijdens het kwartaal, rekening houdend met aftrekbare btw op je kosten. De uitleg over welk deel van een factuur echt van jou is maakt duidelijk waarom je volledige banksaldo geen vrij besteedbare omzet is.
Werk je administratie geregeld bij, zodat de laatste week niet opgaat aan ontbrekende facturen. In boekhouding op orde lees je hoe je dat eenvoudig organiseert. Als een boekhouder de aangifte verzorgt, spreek dan ook expliciet af wie de betaling doet.
Farshad Bashir biedt hulp bij de btw-aangifte, ook bij een achterstand of twijfel over een eerdere aangifte. Vermeld bij zo’n vraag de periode, de deadline en eventuele ontvangen brieven.
Een gemiste deadline wordt meestal overzichtelijker zodra je de losse onderdelen uit elkaar haalt. Eerst de ontbrekende aangifte, dan de betaling en vervolgens de ontvangen besluiten. Daarna kun je de routine aanpassen die voorkomt dat hetzelfde probleem volgende maand of volgend kwartaal terugkomt.